In 2015 en 2016 hebben onze Office Helden twee van onze klanten ondersteund bij honderden assessments en ontwikkelgesprekken. WATCH-Consultancy en Manployee hebben deze uitgevoerd bij medewerkers van Cedrah, een woonzorgcentrum met diverse locaties in Zeeland en Zuid-Holland. Wij spraken met Wilfred Klaassen, als HRD consultant betrokken bij dit project. “Het doel van dit project is om inzicht te krijgen in de competenties van de organisatie en de zorgverleners. Veranderingen in de zorg hebben ertoe geleid dat mensen nu competenties moeten bezitten. De diversiteit aan zorgverleners is veel groter geworden, waardoor het nu nóg belangrijker is om in kaart te brengen over welke competenties je team, organisatie én medewerkers beschikken. Hierdoor is er een hele andere manier van werken ontstaan.”
Wilfred kijkt met een positieve blik terug op dit project. “Het is een heel mooi traject geweest, met name vanwege de samenwerking met de nieuwe partijen die ontzettend aan elkaar verbonden waren. Alle betrokkenen hadden een duidelijk doel voor ogen en iedereen heeft zijn stinkende best gedaan. Er was sprake van geweldig teamwork waardoor het project succesvol is afgerond. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een tevreden klant.’’
Over de keuze van de betrekking van Manployee bij dit project is Wilfred zeer duidelijk: “De keuze is op Manployee gevallen vanwege de maatwerkmoeilijkheden. Om de specifieke competenties die Cedrah graag getoetst wilde hebben precies te beoordelen, is er op heldere wijze gerapporteerd in combinatie met een nazorggesprek. Deze werkwijze sprak enorm aan. De rapportages zijn zeer gericht op de kandidaat geschreven en er is veel aandacht besteed aan klant- en zorggerichtheid. De waarden van medewerkers zijn nu veel duidelijker in beeld gebracht voor zowel de organisatie als de medewerkers. Het nazorggesprak gaf veel duiding aan deze waarden.’’
De rol van Office Helden in dit grote project was het verzorgen van de coördinatie en administratie. “Office Helden heeft zich onder andere bezig gehouden met het uitnodigen, herinneren en informeren van de honderden kandidaten, betrokken consultants en psychologen via e-mail en een online testomgeving. Daarnaast heeft Office Helden ervoor gezorgd dat de gewenste tests per kandidaat klaar stonden. De rapporten naar aanleiding van de assessments zijn door Office Helden op het juiste moment klaargemaakt, zodat deze tijdens het ontwikkelgesprek met de consultants besproken konden worden. Deze werden waar nodig gecontroleerd op de Nederlandse taal. De rapporten zijn in batches afgedrukt en op zo een passende manier verpakt dat deze een professionele indruk van WATCH-Consultancy en Manployee achterlaten.”, aldus Heleen Mathijssen. Tijdens dit project was het erg belangrijk om de behoeften van de organisatie goed in kaart te brengen. “Vanwege de vele persoonlijke gegevens was discretie een belangrijk gedachtepunt. Er moest zéér zorgvuldig met de persoonlijke gegevens en resultaten worden omgesprongen. Zo moesten de rapporten bij de juiste kandidaten terecht komen en moesten deze veilig worden opgeborgen om inzage door anderen dan de consultant en de kandidaat te voorkomen.”
Wilfred geeft aan dat er ook op andere manieren aan de integriteit van het project is gedacht: “Er is een snelle scan uitgevoerd om de sterktes en zwaktes op zowel teamniveau als medewerkersniveau in kaart te brengen. Daarnaast is er toekomstgericht gekeken naar de verwachtingen met zelfsturende/zelforganiserende teams. Met behulp van de scans zijn er zinnige uitspraken gedaan over deze toekomstverwachting. Ook is rekening gehouden met de religieuze insteek van Cedrah zodat de identiteit goed wordt gewaarborgd. Tot slot was flexibiliteit erg belangrijk vanwege planningen die regelmatig wijzigden zijn. Door rekening te houden met deadlines in het kader van sectorfondsen hebben we bijna geen ‘nee’ hoeven te verkopen. De afstand tot de locaties was voor de uitvoer van het project eerder voordelig dan nadelig. Bij het schrijven van de rapporten werd er volledig naar het proces gekeken en dat kwam de kwaliteit en snelheid ten goede.’’
Over de aanpak van Office Helden bij dit project is Wilfred Klaasen erg positief: “In een woord: fantastisch! De manier waarop deadlines en afspraken zijn nagekomen, maar ook alle extra moeite om in het weekend haal- en brengservice te verlenen. Het gemakkelijk schakelen tussen bezigheden en het gemakkelijk tijd vrij maken zijn erg positieve punten. Het was een erg chaotisch, onvoorspelbaar traject waar Office Helden zeer wendbaar mee is omgegaan. Ook bij complexere momenten is er altijd een goede oplossing gevonden.’’
De overname van diverse taken door Office Helden heeft volgens Wilfred veel opgeleverd. “Hierdoor hebben wij ontdekt waar onze eigen expertise ligt.” Wilfred en de andere betrokkenen moest er niet aan denken dat zij alles zelf hadden moeten coördineren. “Ik kon me richten op datgeen waarvoor ik ben ingehuurd, uitzoeken wie welke scan heeft gemaakt en degelijke zaken zouden veel tijd in beslag nemen. Dit is efficiëntie ten aanzien van kosten. Nu zijn de juiste kosten gekoppeld aan de juiste activiteit en dit werkt heel goed.’’
Over een volgende samenwerking met Office Helden heeft Wilfred al nagedacht. “Vanwege de grote tevredenheid van Cedrah zijn er al nieuwe plannen gemaakt. We stellen niet zomaar voor om een nieuwe samenwerking aan te gaan met een partij, maar de goede samenwerking is een van de succesfactoren van dit project geweest. Er zijn geen zaken geweest die Office Helden beter of anders had kunnen doen. Alles is altijd goed verzorgd en gelukkig hebben we er nooit met verkeerde stukken gestaan.”
