Het eigen vermogen van een ondernemer bestaat gedeeltelijk uit een zakelijk en gedeeltelijk uit een privévermogen. Wij leggen je uit hoe het nu precies zit.
Het verschil tussen deze twee valt op te maken uit de boekhouding van de onderneming. Het zakelijk vermogen wordt berekend aan de hand van het resultaat van de onderneming. Privévermogen berekenen we op basis van het financieel verkeer tussen de ondernemer en zijn onderneming, bijvoorbeeld wanneer een onderneming geld overmaakt naar de privé rekening van de ondernemer. Het privévermogen kan echter niet alleen op grond van de boekhouding van de onderneming worden vastgesteld. Als ondernemer heb je namelijk naast je bedrijf vaak ook nog andere inkomstenbronnen (denk aan vermogen in andere ondernemingen, salarissen, beleggingen, toeslagen, etc.).
Hoewel het onderscheiden van privé en zakelijk zeer eenvoudig lijkt, is het voor veel ondernemers toch een raadsel. De ene maakt het zichzelf veel te moeilijk en de andere juist veel te makkelijk. Dit komt onder andere doordat veel ondernemers denken dat ze heel hun ondernemerschap lang iedere aankoop met wat voor doeleinde dan ook boekhoudkundig moeten verantwoorden met een bijbehorend bonnetje of factuur. Dit is een misvatting; administratieve verplichtingen uitsluitend van toepassing zijn op ondernemingen. Zo hoeft een ondernemer bijvoorbeeld na het doen van zijn boodschappen die hij in zijn eigen huis nodig heeft, het bonnetje van de supermarkt niet boekhoudkundig te verantwoorden, maar als hij boodschappen doet die bestemd zijn voor de kantine van zijn onderneming, moet dat bijvoorbeeld wel. Door deze misvatting wordt het uitsplitsen soms onnodig moeilijk voor ondernemers.
Ondanks dat het uitsplitsen dus soms onnodig moeilijk kan worden, wordt het veelal ook onderschat. De Belastingdienst stelt hoge eisen aan de manier van uitsplitsen, omdat het zakelijk verantwoorden van kosten leidt tot een lagere fiscale winst. Daarom dienen alle zakelijk verantwoordde kosten ook kosten te betreffen voor zakelijke doeleinden. Voor twijfelgevallen als voedsel in een kantine, dineren met personeel of connecties, beurskosten, etc. geldt er een regeling waarin staat dat ze wel als zakelijk verantwoordt mogen worden, maar beperkt (80% anno 2018) aftrekbaar zijn van het resultaat van de onderneming. Voor huisvestings- en autokosten geldt dat de kosten zakelijk verantwoordt mogen worden, mits het gebouw of vervoermiddel op naam van de zaak staat. Daarnaast kan op zakelijke gebouwen en vervoermiddelen een bijtelling (een soort bonus op het fiscaal resultaat) wegens privégebruik worden geheven. Dit hangt af van de hoeveelheid privégebruik en of het gebruik goed geregistreerd wordt.
Je kan je accountant of boekhouder veel werk besparen door het openen van een zakelijke bankrekening waarop alle zakelijke inkomsten en uitgaven voldaan worden. Daarnaast is het raadzaam om bij de start van een onderneming een accountant, belastingadviseur of boekhouder te raadplegen over welke kosten precies wel en niet zakelijk verantwoord mogen worden in jouw specifieke situatie, waarom dat zo is, en op welke manier ze eventueel zakelijk verantwoord mogen worden. Dit kan bij het voeren van de boekhouding, het opstellen van de jaarrekening en het indienen van de belastingaangiftes voor zowel de ondernemer als zijn vertegenwoordiger (een accountant, belastingadviseur, etc.) een hoop verwarring voorkomen. Verder is het belangrijk dat bij zakelijke aankopen de aankoop ook uit naam van de zaak gedaan wordt en niet op naam van de ondernemer zelf, zodat vervolgens ook de factuur, de pakbon, etc. op naam van de zaak staan. Dit is vooral van belang als de Belastingdienst op controle komt.
Tot slot zorgt een proactieve ondernemer ervoor dat het uitsplitsen van privé en zakelijk al na afloop van het eerste btw-aangiftetijdvak geëvalueerd en eventueel gecorrigeerd wordt, omdat hoe langer het uitsplitsen foutief verloopt, hoe meer onduidelijkheid er ontstaat over het verschil tussen privé en zakelijke uitgaven. En hoe langer je ermee wacht, hoe minder goed je je nog voor de geest kan halen hoe iets nu ook alweer zat…
Hulp nodig of graag een keertje iemand mee laten kijken? Office Helden schiet te hulp – met een steuntje in de rug of een redder in nood. Neem contact op!
