Een digitaal of papieren dossier kan veel informatie over een persoon bevatten. Om een correcte en volledige administratie bij te kunnen houden, bent u verplicht om bepaalde persoonsgegevens gedurende een tijd bewaren. Maar u mag die gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.
Er is op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. U mag zelf bepalen hoe lang u persoonsgegevens bewaart, afhankelijk van het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten opgenomen waar u zich als organisatie aan moet houden, zoals bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving.
Op grond van de belastingwetgeving dienen een loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs tot vijf jaar na uitdiensttreding van de medewerker bewaard te worden. Voor andere persoonsgegevens bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt als richtlijn een bewaartermijn van twee jaar naar uitdiensttreding. Wanneer de bewaartermijn van persoonsgegevens verstreken is of de gegevens niet meer noodzakelijk zijn moet u deze gegevens vernietigen.
U mag persoonsgegevens in een archief bewaren wanneer dit bestemd is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Tenzij de Archiefwet of een andere wet van toepassing is, geldt voor persoonsgegevens in een archief geen bewaartermijn. De gegevens moeten vernietigd worden wanneer ze niet meer bijdragen aan het doel van het archief.
Meer informatie over dit, of een ander onderwerp? Laat het gerust weten en neem contact met ons op!
